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Caisse et encaissements

Le module Caisse couvre le suivi des espèces, des encaissements et la gestion quotidienne du fonds de caisse. Il garantit la traçabilité totale des flux monétaires en accord avec les exigences OHADA.

Ouverture de caisse

Chaque journée commence par l'ouverture de la caisse. Le caissier saisit le fonds initial (espèces disponibles dans le tiroir-caisse) et le système enregistre l'heure d'ouverture et l'identité de l'utilisateur.

Encaissements en cours de journée

Tous les encaissements (ventes au comptant, règlements clients, dépôts) s'ajoutent automatiquement au solde de caisse. Une vue temps réel est accessible depuis Caisse → Solde du jour.

Pour les flux non liés à une vente, comme un dépôt en banque ou un retrait personnel du dirigeant, utilisez Caisse → Mouvement libre en précisant la nature.

Encaissements dématérialisés

Les encaissements par virement, carte bancaire ou tout autre canal dématérialisé n'alimentent pas le tiroir-caisse mais un compte de trésorerie dédié dans BIRDY. Une réconciliation hebdomadaire avec les relevés bancaires vérifie qu'aucune transaction n'a été oubliée.

Arrêté de caisse

En fin de journée, le caissier exécute un arrêté de caisse :

  1. Comptage physique des espèces dans le tiroir
  2. Saisie du montant compté dans BIRDY
  3. Comparaison automatique avec le solde théorique
  4. Justification des écarts éventuels
  5. Validation par le superviseur si l'écart dépasse un seuil

L'écart de caisse (positif ou négatif) génère une écriture sur les comptes 758 (différence en plus) ou 658 (différence en moins).

Dépôts en banque

Les dépôts d'espèces en banque s'enregistrent depuis Caisse → Dépôt banque. BIRDY génère automatiquement les écritures :

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521 Banque                       Débit : 5 000 000
 571 Caisse principale          Crédit : 5 000 000
Libellé : Dépôt espèces du 12/05/2026

Plusieurs caisses

Pour les magasins avec plusieurs points de vente, vous pouvez créer plusieurs caisses (une par poste). Chaque caisse a son propre solde, son propre arrêté de fin de journée, son propre journal.

Plafond de caisse

Pour respecter les bonnes pratiques de sécurité, paramétrez un plafond au-delà duquel BIRDY alerte le gérant : par exemple 10 000 000 GNF. L'alerte invite à effectuer un dépôt en banque.

Rapport quotidien

Le rapport Z de caisse récapitule pour chaque journée :

  • Solde d'ouverture
  • Encaissements par mode de paiement
  • Décaissements (rendus, remboursements, dépôts banque)
  • Solde théorique
  • Solde compté
  • Écart

Ce rapport est imprimable et archivable. Il sert de pièce justificative en cas de contrôle fiscal.

Délégation et permissions

Tous les utilisateurs ne peuvent pas accéder à toutes les caisses. Les permissions se définissent dans Paramètres → Utilisateurs → Rôles. Trois rôles types existent par défaut :

  • Caissier : ouvre et ferme sa caisse, encaisse, ne voit pas les autres caisses.
  • Superviseur : voit toutes les caisses, valide les arrêtés, régularise les écarts.
  • Comptable : lecture seule sur les caisses, accès aux écritures associées.
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