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Achats et approvisionnement

Le module Achats couvre le cycle complet : demande, bon de commande, réception, facturation, paiement. Chaque étape génère automatiquement les écritures comptables et met à jour le stock.

Cycle d'achat

  1. Demande d'achat

    Un magasinier ou un chef de service exprime un besoin. La demande peut être manuelle ou générée automatiquement par les seuils de réapprovisionnement.

  2. Bon de commande

    Le service achats consolide les demandes, négocie avec le fournisseur, émet le bon de commande.

  3. Réception

    À la livraison, le magasinier compare le contenu avec le bon de commande et saisit le bon de réception. Les écarts sont signalés.

  4. Facture fournisseur

    À réception de la facture, elle est rapprochée du bon de réception. Les écarts de prix ou de quantité génèrent des alertes.

  5. Paiement

    Le paiement est planifié selon le délai accordé. Une fois exécuté, le lettrage solde la facture.

Bons de commande

Chaque bon de commande (BC) précise :

  • Fournisseur (sélection ou création à la volée)
  • Date de commande et date de livraison souhaitée
  • Liste des articles avec quantités et prix négociés
  • Conditions de paiement
  • Mode de livraison
  • Validité de l'offre

Les BC sont numérotés séquentiellement par exercice. Ils peuvent être exportés en PDF pour envoi au fournisseur.

Statuts

Un bon de commande passe par les statuts suivants :

  • Brouillon : modifiable, pas encore envoyé
  • Envoyé : transmis au fournisseur, en attente de confirmation
  • Confirmé : accusé de réception du fournisseur
  • Reçu partiellement : une partie de la commande livrée
  • Reçu intégralement : commande soldée
  • Annulé : abandon avec motif

Réceptions

À la réception, le magasinier :

  1. Pointe les articles physiquement reçus
  2. Saisit les quantités effectivement livrées
  3. Note les éventuels défauts ou dommages
  4. Valide la réception

Les écritures comptables sont automatiquement passées :

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6011 Achats marchandises          Débit : 8 500 000
4456 TVA déductible              Débit : 1 530 000
 401 Fournisseur                  Crédit : 10 030 000

Écarts de réception

Si la quantité reçue diffère du bon de commande, BIRDY propose deux choix :

  • Reliquat à recevoir : le BC reste ouvert pour la quantité manquante
  • Solde forcé : le BC est clos malgré l'écart, qui est documenté
Validation des écarts

Les écarts de prix supérieurs à 5 % entre BC et facture nécessitent une validation par un superviseur. Cette règle se configure dans Paramètres → Achats.

Avoirs fournisseurs

Si un fournisseur émet un avoir (retour de marchandise, remise commerciale a posteriori), saisissez-le depuis Achats → Avoirs. Il est automatiquement rapproché de la facture concernée et lettré.

Échéancier des paiements

L'écran Achats → À payer affiche toutes les factures fournisseurs en attente de règlement, classées par échéance. Les factures en retard apparaissent en rouge. Vous pouvez générer un fichier de virements groupés au format SEPA ou bancaire local.

Statistiques achats

  • Top fournisseurs sur la période
  • Évolution des prix d'achat par article
  • Délais moyens de livraison par fournisseur
  • Taux de service (commandes livrées dans les délais)

Ces indicateurs aident à négocier et à arbitrer entre fournisseurs.

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