NOVAR

Première utilisation

Une fois BIRDY installé, le premier lancement déclenche un assistant qui vous guide pour créer votre société. Cette configuration prend environ quinze minutes et reste modifiable par la suite. Préparez à l'avance les informations administratives de votre entreprise pour gagner du temps.

Création de la société

Dans l'écran d'accueil, cliquez sur Nouvelle société. Le formulaire vous demande :

  • Raison sociale : exactement comme inscrite au RCCM (registre du commerce).
  • Forme juridique : SARL, SA, EURL, entreprise individuelle, etc.
  • Numéro RCCM : numéro d'immatriculation au registre du commerce de Conakry.
  • NIF : Numéro d'Identification Fiscale délivré par la DGI.
  • Adresse complète : siège social, ville, quartier, BP éventuelle.
  • Devise principale : généralement le Franc guinéen (GNF) — modifiable plus tard.
  • Exercice comptable : date de début et date de clôture (en général 1er janvier — 31 décembre).
Données fiscales

Le NIF et le RCCM apparaissent sur toutes les factures et déclarations. Saisissez-les avec soin : une erreur nécessitera une correction manuelle de tous les documents émis avec ces données.

Choix du plan comptable

BIRDY pré-installe le plan comptable SYSCOHADA révisé applicable depuis 2018. Vous avez trois options :

  1. Plan comptable standard : adapté à 90 % des PME guinéennes. C'est le choix recommandé.
  2. Plan comptable étendu : tous les sous-comptes auxiliaires détaillés, utile pour les groupes.
  3. Plan comptable personnalisé : import depuis un fichier CSV ou création manuelle.

Pour la grande majorité des entreprises, optez pour le plan standard. Vous pourrez créer ou modifier des comptes ultérieurement depuis le module Comptabilité.

Configuration de la TVA

Si votre société est assujettie à la TVA, indiquez votre taux principal (généralement 18 % en Guinée) et la fréquence de vos déclarations (mensuelle ou trimestrielle). BIRDY génère automatiquement les écritures de TVA collectée et déductible à chaque facture.

json
{
"tva": {
  "tauxPrincipal": 18,
  "tauxReduit": 0,
  "frequence": "mensuelle",
  "dateLimiteDeclaration": 15
}
}

Premier utilisateur administrateur

Le premier compte créé est automatiquement administrateur. Renseignez :

  • Adresse e-mail (servira pour la connexion et la récupération de mot de passe)
  • Mot de passe robuste (12 caractères minimum, mélange de majuscules, minuscules, chiffres, symboles)
  • Activation optionnelle de la double authentification (MFA) — fortement recommandée pour les administrateurs

Données initiales

L'assistant propose ensuite d'importer ou de créer vos données de base :

  • Articles : import depuis Excel/CSV ou saisie manuelle. Vous pouvez démarrer avec 0 article et les ajouter au fur et à mesure des ventes.
  • Clients & fournisseurs : import recommandé si vous migrez depuis un autre logiciel.
  • Stock initial : si vous démarrez avec un stock existant, saisissez les quantités au moment de l'ouverture pour que la valorisation soit correcte.
  • Soldes comptables initiaux : saisie des soldes à la date d'ouverture pour les comptes (clients, fournisseurs, banque, capital).
Conseil de mise en place

Si vous démarrez en cours d'année, choisissez une date d'ouverture le 1er du mois. Cela facilite les rapprochements et les comparaisons mensuelles ultérieures.

Vérification finale

L'écran récapitulatif affiche tous les paramètres saisis. Vérifiez attentivement avant de cliquer sur Créer la société. La majorité des paramètres restent modifiables, mais certains comme l'exercice comptable ne peuvent plus être changés une fois des écritures saisies.

Vous arrivez ensuite sur le tableau de bord principal de BIRDY. Voir Tour de l'interface.

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